Sakshandsamar er medansvarleg for at arkivet til ei kvar tid er ein oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Sakshandsamar er ansvarleg for at alle saksdokument dei arbeider med er journalført og blir arkivlagt. Dokumenta i ei sak skal haldast samla – og det skal vere samsvar mellom dokumenta som inngår i eit saksnummer i sak-/arkivsystemet.