Innsyn i journal

Alle kan krevje innsyn i kommunen sine saksdokument, journalar og liknande register jf. offentleglova § 3
Begjæring om innsyn kan skje elektronisk, pr telefon eller brev. Arkivtenesta gir etter fullmakt publikum innsyn i arkiv i samsvar med reglane i offentleglova (offentleg innsyn) og forvaltningslova (partsinnsyn). Det er arkivleiar som har hovudansvaret for å handsame innsynskrava. I enkelte saker må sakshandsamar og eventuelt Rådmann uttale seg før innsyn vert gjeve. Når innsyn vert avslege, skal alltid Rådmann godkjenne brevet og stå som avsendar saman med arkivleiar. Arkivtenesta sender dokumenta elektronisk dersom ikkje anna er avtalt. Alle innsynskrav og svar på innsynskrav skal journalførast i Acos Websak på saka "Innsyn i dokument på postlista - Vik kommune".Det blir oppretta ei ny innsynssak i Acos Websak kvart år. Avslag på innsynskrav er å rekne som eit enkeltvedtak, og skal vere skriftleg jf. offentleglova § 31. Det skal visast til den føresegna som gjev grunnalg for avslaget, og kva ledd, bokstav eller nummer i føresegna som er brukt. Det skal opplysast om klagerett og klagefrist som er tre veker frå avslaget vart motteke. Det skal sendast med klageskjema som vedlegg til avslaget. Rådmann og sakshandsamar skal ha kopi av dokument media får innsyn i, slik at dei kan vere budd på evetuelle oppfylgingsspørsmål.

Ein skal normalt ikkje gi innsyn i originaldokument og kopiering av dokument skal skje vederlagsfritt.
Eit innsynskrav skal avgjerast utan ugrunna opphald. Dersom den som har kravd innsyn, ikkje har fått svar innan fem arbeidsdagar etter at kommunen mottok kravet, skal dette reknast som eit avslag som kan påklagast.

Vik kommune har offentleg journal på www.vik.kommune.no, som omfattar all korrespondanse til og frå kommuneadministrasjonen. Utgåande og inngåande offentlege dokumenta ligg tilgjengelege via link på postlista. Dersom ein ynskjer innsyn i graderte (ikkje offentlege) dokument, må ein ta kontakt med kommunen. I nokre tilfeller kan dokumenta sladdast, og gjerast tilgjengelege for innsyn. Interne notat og saksdokument er ikkje synlege på postlista. Saksdokumenta er tilgjengelege under politiske saker - møteplan på heimesida til kommunen.

Den som ber om innsyn, kan med hjelp av den offentlege journalen identifisere den saka vedkommande vil ha innsyn i, men dette er ikkje påkrevd. Vedkommande har rett til innsyn i alle dokument i saka. Når sakshandsamar produserar dokument har han hovudansvaret for at opplysningar underlagt teieplikt er skjerma etter offentleglova. Arkivtenesta og Rådmann skal dagleg kontrollere offentleg journal på internett. Det ligg inne ein forsinking på 2,5 dagar frå dokumentet er journalført til det vert drumma ut på postlista, og vert synlege på heimesida. Etter helg er forsinkinga 4,5 dagar.

Meirinnsyn:
Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal kommunen likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Kommunen bør gje innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn bevhovet for unntak.

Partsinnsyn

Partenes adgang til å gjere seg kjend med sakens dokument
Sjå Forvaltningslova kapittel IV

Innsyn i avlevert personmateriale

Ein registrert person har, med visse unntak (jf. Popplyl. § 23), rett til å få innsyn i kva slags opplysningar som blir handsama om seg sjølv. Dersom en tidligere klient eller elev ynskjer partsinnsyn i personregistermateriale som er avlevert til Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane, skal vedkommande ta kontakt med sentralarkivet. Arkivleiar tek vidare kontakt med Fylkesarkivet, som sender kopi av mappa der dei aktuelle dokumenta ligg. Etter at personen har fått innsyn, vert mappa sendt tilbake til Fylkesarkivet.

Eventuelle avslag om innsyn blir primært eit forhold som må avklarast mellom vedkomande person, sakshandsamar i kommunen og Datatilsynet.