Følgjande rutine gjeld for Vik kommune:

• Anbodsutlysinga vert skriven som utgåande dokument i Acos WebSak, og så sendt til Doffin for utlysing
• Kopi av kunngeringa leggast inn i Acos som utgåande dokument
• Anbod som kjem inn til kommunen skal ikkje opnast før anbodsfristen er ute!
• Når anbod kjem inn skal konvolutten stemplast med dato og klokkeslett, og signerast av den som tek imot. Dersom anbod kjem på e-post skal dei avvisast (gjeld alle anbod over kr. 500.000. På anbod under 500.000 kan det, om konkurransegrunnlaget opnar for det, leverast tilbod på e-post. I såfall skal tilbodet skrivast ut, så langt det er mogleg, og leggast i lukka konvolutt som blir handsama på same måte.
• Når fristen er ute får sakshandsamar dei uopna anboda, som blir opna saman med minst eit vitne. Det skal førast protokoll som skal være eit dokument i saka. Saksdokumenta og protokollen skal være unntatt offentlegheit etter Offentleglova § 23 tredje ledd fram til tilbydar er bestemt. Etter tilbydar er bestemt er dokumenta offentlege, med mindre dei inneheld teiepliktige opplysningar i medhald av lov.
• Etter opning får arkivtenesta dokumenta tilbake for skanning og kontroll av journalførte opplysningar.
• Når anbodsvinnar er valt skal det sendast ut brev til alle tilbydarne med ei grungjeving på kvifor dei ikkje fekk kontrakt. Brevet skal skrivast i Acos. Det skal i brevet gis ein klagefrist på minst 10 dagar (gjeld anbod over kr. 500.000).
• Kontrakt kan tidligast signerast 10 dagar etter at dei tapande tilbydarane har fått skriftleg grunngjeving for valet.
• Avtale med tilbydar skal registrerast som utgåande dokument i Acos med avtale som skal returnerast i signert stand. Alle avtalar skal oppbevarast i avtalearkivet. Dersom leverandør har utarbeidd kontrakt med sin signatur, skal denne registrerast som eit inngåande dokument, og etter signatur av kommune, som eit utgåande.